自由集会は、全国協議会参加者による自発的かつ学術的な意見交換、実践報告、問題提起、情報共有、交流の場です。自由集会は全国協議会プログラムの一部として実施されるため、学術プログラムとしての中立性、参加者保護、個人情報の適切な取扱い、利益相反（以下「COI」）への配慮を前提として運営します。
本「留意事項」は、自由集会における学術的な議論や実践報告を制限することを目的とするものではありません。産業保健実務や研究・教育の場で用いられる手法、仕組み、製品、サービス、教材、研修プログラム、教育体系、制度運用モデル等を、学術的・実践的な検討対象として紹介・比較・討議することは可能です。
ただし、自由集会を、特定の製品・サービス・有償プログラム等の販売、契約、申込、営業、勧誘、顧客名簿作成の場として利用すること、または学会・全国協議会が当該活動を推奨・公認していると誤認される表示を行うことはできません。

自由集会の実施可否および運営方法は、第36回全国協議会企画運営委員会（以下「企画運営委員会」）が、大会全体の方針、会場条件、申請及びその後の確認内容、COI、参加者保護等を総合的に踏まえて判断します。自由集会主催者の皆さまには、申請時または採択後に、経済的COI、個人情報の取扱い、集会内容の学会公認との誤認、営利誘導、学会参加登録外の参加導線等について疑義が生じた場合には、第36回全国協議会運営事務局（以下「運営事務局」）から問い合わせ、説明依頼、内容修正のお願い、開催条件の付与・変更等を行うことがあります。採択または開催承認後であっても、申請内容と実際の実施内容が大きく異なる場合、または上記の疑義が解消されない場合には、承認の取り消しを含む対応をやむなく行うことがありますことをご承知おき下さい。
これらの対応は、自由集会の学術的内容そのものを制限することではありません。全国協議会プログラムとしての信頼性を保ち、参加者が安心して学術的議論に参加できる環境を整えるためのものです。ご理解を頂けますようお願い申し上げます。

・	自由集会への参加は、全国協議会への参加登録を済ませた方の当日参加を原則とします。全国協議会の参加登録とは別に、参加資格を付与する、参加者を選別する、または座席を優先的に確保する目的で独自の事前登録を行うことはできません。
・	円滑な運営、資料準備、質問収集、議論の充実、事後評価、学術的交流の継続等を目的とする範囲で、任意の事前・事後アンケートや参加見込みの把握を行うことは可能です。この場合、回答は任意であり、参加予約や優先席確保ではないことを明示してください。
・	氏名、所属、連絡先等を取得する場合は、利用目的、管理者、保管期間、第三者提供を行わないこと、営利目的に利用しないことを明示し、必要最小限の範囲で適切に管理してください。
・	Zoom等のオンラインツールを用いた外部参加は禁止とし、参加登録をしていない方へのURL配布等は行わないでください。

・	特定の手法、製品、サービス、プログラム等を題材として取り上げる場合は、学術的・実践的検討の場であることが伝わるよう、背景、適用条件、限界、未検証の事項、他の選択肢等にも可能な範囲で触れてください。
・	登壇者および主催者は、当該テーマに関連するCOIの有無を適切に開示してください。企業・団体等の関与がある場合は、その関係性が分かるようにしてください。
・	発表・討議の場で、購入、契約、決済、有償申込、営業面談、顧客登録等へ直接誘導すること、取得した参加者情報を営業・勧誘・マーケティング等に利用することはできません。

・	当日の議論に必要な資料、参考文献、研究報告書、非営利アンケート、質問フォーム、学術的交流に必要な問い合わせ先等の提示は可能です。
・	特定の製品・サービス等に関する一般公開情報を、学術的説明のための参考情報として示すことは可能です。ただし、申込・購入・契約・決済・資料請求・営業面談等に直接つながる導線は設けないでください。

・	参加者による無断の録音・録画・写真撮影は行わないでください。
・	主催者が議事録作成、内部確認、今後の学術活動改善等を目的として記録する場合は、当日、登壇者および参加者に目的と取扱いを明示し、必要な範囲・期間に限って適切に管理してください。
・	外部公開、配信、販売、または教材・研修資料等としての利用（有償・無償を問わない）、SNS掲載、ウェブ掲載等の二次利用を予定する場合は、事前に運営事務局へ相談して下さい。（任意様式で構いません）

・	自由集会の冒頭または資料中で、主催者を明示したうえで、「本自由集会は参加者による学術的意見交換を目的とするものであり、学会または全国協議会の公式見解を示すものではない」旨を明示してください。
・	開催事実を非営利的な活動報告や研究活動の記録として記載することは可能です。ただし、全国協議会名、学会名、ロゴ、開催実績等を、特定の製品、サービス、有償事業等の宣伝・販促に用いたり、学会が推奨・公認していると誤認される表示を行ったりすることはできません。

本留意事項は、第36回全国協議会における自由集会の当面の運用上の整理です。ここでいう構造的COIについては、個々の登壇者や主催者の経済的利益関係だけでなく、自由集会の企画・運営の成り立ち、企業・団体等との関係性、資金・物品・役務提供、参加者情報の取得・利用、特定の事業活動への導線などにより、全国協議会プログラムとしての中立性・独立性・公平性に疑義が生じ得る状況を念頭に置いています。構造的COIについては、学会本部において、法的観点、組織運営上の観点、学術プログラムとしての中立性の観点を含めて、制度的な整理を継続して行います。
経済的COIと構造的COIは、実際の運用において不可分または重複する部分があります。そのため、本留意事項についても、今後の検討結果や運用状況を踏まえ、必要に応じて段階的に改定することがあります。

通常の学術的資料提示、任意アンケート、内部記録等について、あらかじめ一律に追加書式の提出を求めるものではありません。ただし、申請時から実施内容が大きく変わる場合、企業・団体等の関与や有償プログラム等との関係が新たに生じる場合、個人情報の取得・外部公開・二次利用等について判断に迷う場合は、事前に運営事務局へご相談ください。（任意様式で構いません）
本留意事項に反するおそれがある行為が確認された場合には、まず運営事務局より趣旨を確認し、必要に応じて是正を依頼します。悪質な営業行為、個人情報の不適切な取得・利用、学会公認との誤認を生じさせる表示等が確認された場合には、発表内容の一部修正、開催条件の変更、発表の中止・承認取消し等の措置を講ずる場合があります。

第36回日本産業衛生学会全国協議会　企画運営委員会・運営事務局